Должностная инструкция секретаря руководителя

Скачать: Секретарь-руководителя
Скачано: 647, размер: 11 KB, дата: 11 Ноя. 2020

I. Общие положения

1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности

или

среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена

или

среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании

3. Назначение на должность секретаря руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Специфику основной деятельности организации

4.2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

4.3. Руководящий состав организации и ее подразделений

4.4. Функции самоменеджмента

4.5. Принципы и правила планирования рабочего времени

4.6. Методы постановки целей

4.7. Правила проведения деловых переговоров

4.8. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

4.9. Основы управления временем

4.10. Телефонные контакты руководителя

4.11. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.12. Правила поддержания и развития межличностных отношений

4.13. Правила защиты конфиденциальной информации

4.14. Порядок подготовки и проведения командировок

4.15. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

4.16. Деловой протокол

4.17. Этику делового общения

4.18. Правила организации приема посетителей

4.19. Правила делового общения

4.20. Правила речевого этикета

4.21. Правила организации приемов в офисе

4.22. Этикет и основы международного протокола

4.23. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.24. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.25. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

4.26. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

4.27. Методику составления сметы расходов конферентного мероприятия

4.28. Основы написания речей и докладов руководителя

4.29. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

4.30. Принципы, способы информирования сотрудников

4.31. Локальные нормативные акты организации

4.32. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

4.33. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

4.35. Основы эргономики офиса и флористики

4.36. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

4.37. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

4.38. Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

4.39. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.40. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.41. Порядок работы с документами

4.42. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

4.43. Виды документов, их назначение

4.44. Основы документной лингвистики

4.45. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

4.46. Правила подписания и утверждения документов

4.47. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

4.48. Правила русского языка

4.49. Современные информационные технологии работы с документами

4.50. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.51 Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

4.52. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.53. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.54. Системы электронного документооборота

4.55. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.56. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4.57. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.58. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.59. Правила подготовки и передачи дел в архив организации

4.60. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.61. Состав внешних и внутренних информационных потоков

4.62. Особенности формирования баз данных в организации

4.63. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

4.64. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.65. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.66. Формы предоставления управленческой информации

4.67. Источники управленческой информации

4.68. Методику отбора источников информации

4.69. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.70. _____________________________________________________________________

5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря руководителя входит:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

— Внесение информации в планировщик (органайзер)

— Согласование с руководителем времени планируемых действий

— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

2. Планирование рабочего дня секретаря:

— Выбор и оформление планировщика секретаря

— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)

— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

— Перенос невыполненных запланированных задач

— Выполнение типичных ежедневных дел

3. Организация телефонных переговоров руководителя:

— Ведение базы телефонных контактов руководителя

— Соединение руководителя с конкретными абонентами

— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и  сотрудникам

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

4. Организация командировок руководителя:

— Подготовка проекта служебного задания руководителя

— Подготовка проекта приказа о служебной командировке

— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

— Подготовка документов к поездке руководителя

— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

— Организация личного приема посетителей руководителем

— Установление порядка приема для различных категорий посетителей

— Ведение журнала предварительной записи на прием

— Регистрация посетителей

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

— Организация приема деловых партнеров в офисе

— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

— Подготовка повестки дня мероприятия

— Оформление списка участников мероприятия

— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

— Выбор места и времени проведения мероприятия

— Подготовка предварительной сметы расходов

— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

— Решение вопросов технического оснащения мероприятия

— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

— Организация встречи и регистрация участников мероприятия

— Ведение протокола мероприятия

— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя

— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

— Фиксация исполнения поручений

— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

— Организация оформления интерьера приемной руководителя

— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами

— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

— Разработка должностной инструкции секретаря

— Разработка положения о секретариате

— Разработка инструкции по делопроизводству

10. Составление и оформление управленческой документации:

— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

— Печать служебных документов и материалов

— Размножение служебных документов

— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

11. Организация работы с документами в приемной руководителя:

— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

— Подготовка документов для рассмотрения руководителем

— Учет документов, поступающих на имя руководителя

— Организация доставки документов исполнителям

— Создание и ведение базы данных документов руководителя

— Ведение информационно-справочной работы

12. Организация хранения документов в приемной руководителя:

— Разработка разделов номенклатуры дел организации

— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Подготовка и передача дел в архив организации

13. Обеспечение руководителя информацией:

— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

— Формирование и использование баз данных в организации

14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:

— Информирование работников организации о решениях руководителя

— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

— Организация встреч трудового коллектива с руководством

— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

Вам может также понравиться...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *